Рассмотрено на заседании
педагогического совета колледжа
Протокол № 1 от «29» 08.2023г.
/ й
Утверждено
; приказом директора
\ ГБПОУ РД «КППК»
№ 112Х/3-Т от «01» 09. 2023г.
ЛОКАЛЬНЫЙ АКТ
ПОЛОЖЕНИЕ
О
ФОРМИРОВАНИИ
ЛИЧНОГО
ДЕЛА
СТУДЕНТА
ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН
«КИЗЛЯРСКИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНО - ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ
КОЛЛЕДЖ»
Кизляр, 2023
1. Общие положения
Настоящее Положение о формировании личного дела студента разработано
в соответствии с:
- Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в
Российской;
- Уставом колледжа.
Данное положение разработано с целью повышения качества организации
формирования личных дел студентов.
Положение определяет порядок формирования, ведения и подготовки
личных дел студентов к сдаче в архив.
2. Определение
Личное дело студента (далее - ЛДС ) - совокупность документов,
содержащих полную информацию об учебе студента в колледже.
3. Описание документа
3.1. Формирование личного дела студента осуществляется приемной
комиссией.
3.1.1. Прием в колледж проводится по личному заявлению граждан.
3.1.2. При подаче заявления о приеме в колледж поступающий
представляет:
© документы, удостоверяющие его личность с указанием
гражданства;
о оригинал документа государственного образца о образовании,
• 4 фотографии ;
® медицинскую справку;
© сертификат о прививках.
3.1.3. На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся
все документы и материалы (в том числе выписка из протокола
решения апелляционной комиссии).
3.1.4. Начало формирования личного дела студента осуществляет приемная
комиссия. В состав личного дела входят следующие документы:
о опись личного дела;
® заявление о приеме документов для поступления в колледж;
© фотографии (4 шт.)
о медицинская справка (в случае, если она была представлена при
поступлении)
о аттестат/ диплом (подлинник и копия)
® копия второй страницы паспорта;
о копия страницы паспорта с указанием прописки;
© экзаменационный
лист
(при
наличии
вступительных
испытаний);
© сертификат о прививках;
© выписка из протокола решения апелляционной комиссии;
3.1.5. Поступающие, претендующие на льготы, установленные
законодательством РФ представляют дополнительно:
- дети сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей:
® свидетельство о рождении (копию);
© свидетельство о смерти родителей (если родители умерли);
® решение суда о лишении родительских прав;
© постановление об установлении опекунства;
© документы, подтверждающие наличие жилья, либо
постановку на регистрационный учет на получение жилья;
© справку из детского дома (если есть);
® копию пенсионного удостоверения;
® справку о ближайших родственниках;
- дети - инвалиды, инвалиды 1или 2 групп предоставляют
L
© документ об инвалидности
ЛДС формируются
документов.
в
скоросшиватели
для
оперативного
использования
3.1.6. Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия
передает в отдел кадров для дальнейшего формирования в
процессе обучения.
3.2. Формирование личного дела студента в процессе обучения
3.2.1. Обложка дела оформляется следующим образом: указываются
наименование специальности, фамилия, имя, отчество студента,
указывается дата поступления, ФИО родителей и место их работы,
национальность, средний балл аттестата, адрес;
3.2.2. Изменение фамилии студента при оформлении личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над
ней.
3.2.3. В ЛДС вкладывают документы-подлинники, копии документов,
включенные в личные дела, должны быть заверены в
установленном порядке.
3.2.4. В отделе кадров проводится дальнейшее формирование ЛДС.
© в случае перевода студента из другого профессионального
образовательного учреждения в ЛДС помещают выписку из
приказа о переводе и академическую справку;
® при переводе в другое образовательное
учреждение
подшивается заявление о переводе в другое учреждение и
выписка из приказа;
® в случае отчисления - выписка из приказа об отчислении;
® в случае предоставления студенту академического отпуска
или повторного года обучения в личное дело помещается
выписка из соответствующего приказа и медицинская
справка;
® в случае перевода студента с одной специальности на другую
- выписка из соответствующего приказа;
3.2.5. внесение изменений и дополнений со слов студента не
допускается.
3.2.6. При восстановлении студента продолжается ведение ЛДС,
сформированного ранее.
3.3.
Правила хранения личных дел студентов
3.3.1. В сводную номенклатуру дел колледжа ЛДС вносится со сроком
хранения 75 лет.
3.3.2. Студенческий билет, сдаваемый студентом в связи с окончанием
полного курса обучения или выбытием из колледжа, подлежит
уничтожению в течение месяца.
3.4.
Правила передачи личных дел студентов в архив колледжа
3.4.1. По окончании обучения студента его личное дело должно быть
передано в архив колледжа.
3.4.2. Кураторы групп предоставляют копии дипломов и приложений к
ним, зачетные книжки, студенческие билеты в течение 7 дней
после выпуска.
3.4.3. При отчислении студенты предоставляют в отдел кадров зачетные
книжки и студенческие билеты.
3.4.4. Опись личного дела помещают в начале дела.
3.4.5. В состав личного дела студента должны входить следующие
документы:
© опись личного дела;
© заявление о приеме документов для поступления в колледж;
® медицинская справка (при наличии);
® копии аттестата/диплома;
® расписка студента о получении им документа об
образовании;
® копия второй страницы паспорта;
® копия страницы паспорта с указанием прописки;
® свидетельство единого государственного экзамена;
® экзаменационный лист;
® выписка из приказа о зачислении в колледж;
© академическая справка из предыдущего профессионального
образовательного учреждения, если студент зачислен в
порядке перевода;
® выписки
из
приказов
об
отчислении,
переводе,
восстановлении, предоставлении академического отпуска, об
изменении фамилии;
® заявление студента о предоставлении академического
отпуска,
медицинская
справка
или
документ,
подтверждающий основание для получения академического
отпуска с указанием причин;
® выписка из приказа об окончании колледжа;
® обходной лист;
® копия диплома о среднем специальном образовании;
® копия приложения к диплому;
© зачетная книжка.
3.4.6. При сдаче ЛДС в архив производится опись дел.
3.4.7. Передача личных дел окончивших обучение студентов в архив
производится в текущем году.
3.4.8. Личные дела отчисленных студентов хранятся 1 год по месту
формирования, а затем также сдаются в архив.
Вся организация работы с личными делами студентов должна
обеспечивать быстрый поиск, прием и обработку документов,
рациональное размещение и сохранность.
4. Ответственность и полномочия
Ответственность за выполнение требований настоящего положения возложена
на специалиста отдела кадров.
В функции кураторов групп входит своевременное предоставление в отдел
кадров.
® копии дипломов и вкладышей к ним;
® зачетных книжек;
® студенческих билетов;
© предоставление обновленной базы движения студентов;
В функции приемной комиссии входит своевременное предоставление
личных дел вновь поступивших студентов
